1. Підстави для зміни прізвища у трудовій
2. Покрокова інструкція по зміні прізвища у трудовій книжці
3. В які ще документи слід внести зміни
4. зміна підпису
5. Повернення прізвища при розлученні
6. Внесення запису при повторному шлюбі

При зміні персональних даних співробітників дуже важливо вчасно вносити необхідні корективи в усі документи, а також в базу даних, щоб не допустити розбіжностей з ПФР і ИФНС при здачі СЗВ-М, СЗВ-стаж, розрахунку за страховими внесками, 2НДФЛ та інших форм.

У статті ми розповідаємо про те, як відобразити в трудовій книжці співробітника зміну прізвища.

Зміст статті

Підстави для зміни прізвища у трудовій

Переважна більшість людей змінюють прізвище в результаті укладення або розірвання шлюбу. За сформованими традиціями, в основному, жінка бере прізвище чоловіка. Сімейний кодекс надає подружжю в цьому питанні рівні можливості. При укладанні шлюбу чоловік і дружина мають право:

• вибрати в якості загальної прізвище одного з них;
• залишити кожному своє дошлюбне;
• приєднати прізвище чоловіка до своєї.

З'єднання не допускається, якщо один з подружжя вже має подвійне прізвище. Щоб виконати процедуру заміни на підставі сімейного законодавства, потрібно повідомити про своє бажання при подачі заяви в ЗАГС. Тоді в свідоцтво про шлюб будуть внесені прізвища подружжя до і після реєстрації. Свідоцтво є підставою для заміни паспорта, а далі потрібно вносити поправки до трудової книжки.

Ст.18 Цивільного кодексу встановлює право людини поміняти своє ім'я (у Цивільному кодексі України цим терміном позначають ім'я, прізвище та по батькові). Порядок і підстави для такого кроку передбачені в ст.58-60 143-ФЗ від 15.11.1997 року. Прийняти рішення можна з 14 років, але неповнолітні повинні отримати згоду батьків. Той, хто бажає повинен написати заяву в ЗАГС, в якому вказати нове прізвище і причини заміни.

До заяви додається пакет документів. На прийняття рішення ЗАГСу дається 30 календарних днів, потім заявник отримує свідоцтво про заміну імені. Далі оформляється новий паспорт, а на підставі нього вносяться зміни до трудової книжки.

Покрокова інструкція по зміні прізвища у трудовій книжці

Поступаючи на роботу, новий співробітник подає працедавцю безліч своїх персональних даних. Немає ніякого загальноросійського законодавчого акту, який зобов'язує працівників повідомляти про зміни, що відбулися. Для того, щоб взяти під контроль актуальність відомостей, що містяться в базі даних організації, потрібно включити пункт про обов'язкове інформування в один з документів:

• посадову інструкцію;
• положення про роботу з персональними даними;
• трудовий договір.

Слід розробити форму заяви та обумовити термін його подачі. До заяви має бути додано новий паспорт і одне зі свідчень:

• про укладення шлюбу;
• про його розірвання;
• про зміну імені.

Після отримання обґрунтованого сповіщення від співробітника, починає діяти наступна покрокова інструкція:

1. Керівник накладає на заяву резолюцію: «Службі кадрів - до наказу».
2. Служба кадрів готує наказ про зміну прізвища в облікових документах. У ньому вказується співробітник під новим прізвищем, місце роботи і професія. У змісті наказу робиться запис: «Змінити в облікових даних прізвище (вказується колишня) на прізвище (вказується нова) в зв'язку з обміном паспорта і зміною паспортних даних».
3. Наказ направляється на підпис керівнику.

1. Отримавши завізований роботодавцем наказ, кадровик знайомить з ним під розпис співробітника, який змінив прізвище.
2. На підставі підписаного документа можна вносити зміни до трудової книжки.
3. Колишнє прізвище перекреслюється одинарної тонкою лінією так, щоб з легкістю можна було прочитати виправляти запис.
4. На внутрішній сторінці обкладинки робиться запис про нового прізвища і вказуються реквізити первинного документа-підстави, то є свідчення, і нового паспорта.

Про те, що зміни мають право вносити роботодавець за місцем останньої роботи, а не той, який оформляв трудову, сказано в п.26 ПП РФ № 225 від 25.03.2013 року.

Нижче наведено зразок зміни прізвища в трудовій книжці при вступі в шлюб:

В які ще документи слід внести зміни

В організації слід внести коригування в форму Т-2 «Особова картка працівника», яка містить всі відомості про співробітника і про його професійної діяльності. У неї розносяться всі накази, видані в відношенні співробітника: про відпустки, відрядження, встановлення надбавок, суміщення, сумісництво і так далі. Після звільнення працівника картка Т-2 залишається в архіві.

Необхідно скласти додаткову угоду до трудового договору, внести зміни в преамбулу і в розділ «Адреси та реквізити сторін». Слід вказати нове прізвище і паспортні дані.

Якщо у співробітника є службові пропуску, ліцензії, допуски їх доведеться переоформити. В інші документи вносити зміни не обов'язково. У ст.18 Цивільного кодексу сказано, що зміна імені (ПІБ) громадянином не може бути причиною для зміни або припинення його прав і обов'язків. Якщо працівник при працевлаштуванні розписався на посадової інструкції, підтверджуючи свою згоду з документом, то це узгодження залишається в силі.

Співробітникові необхідно звернутися в ПФР і ИФНС з приводу заміни СНІЛС та ІПН. Номери залишаться колишніми, повинна змінитися тільки прізвище. Якщо цього не зробити, перевірочна програма при відправці розрахунку за страховими внесками та персональних даних покаже помилку. Фонд і податкова не приймуть відомості за новою прізвища, навіть якщо скинути їм копію паспорта. У них в базі цей номер СНІЛС належить іншій людині. Доведеться платнику податків вносити до звіту колишнє прізвище, щоб здати форми.ІНН не є обов'язковим реквізитом. Його можна просто не вказувати.

Не забувайте, що з 1 липня 2018 року треба завіряти документи за новими правилами. Зміни пов'язані з тим, що вступає в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 з нормами, як оформляти і завіряти організаційно-розпорядчі документи.

Дивіться детальну інструкцію з оформлення і запевненням документів за новим ГОСТом в статті

зміна підпису

Якщо в обов'язки співробітника входило підписання (постійно або на час відсутності основного працівника) касових, банківських документів, актів прийому матеріальних цінностей, отже на нього повинна була бути оформлена картка зразків підписів, яка зберігається в касі, у банку, на складі. Її доведеться замінити. Зазвичай оформляється одна карта на всіх підписантів:

• керівник;
• заступник керівника;
• головний бухгалтер;
• замісник головного бухгалтера.

Якщо хтось із перерахованих вище посадових осіб, змінив прізвище, всю карту потрібно міняти. Не слід забувати ще про одну підпису - електронної. При зміні прізвища потрібно звернутися в засвідчує центр з проханням замінити ЕЦП.

Повернення прізвища при розлученні

Стаття 32 Сімейного кодексу дає чоловікові і дружині право зберегти спільне прізвище при розірванні шлюбу або повернути колишню. Якщо вказати рішення в заяві про розлучення, ЗАГС виконає зміну прізвища на підставі сімейного законодавства. У свідоцтві про розірвання шлюбу буде вказана стара і нова прізвище, на цій підставі можна міняти паспорт. Потрібно буде знову провести зміну прізвища у трудовій книжці. Виконується вона з тієї ж інструкції, що показана вище. Закреслюється друге прізвище і на найближчому вільному місці пишеться колишня. На внутрішній стороні обкладинки робиться пояснювальна запис.

Внесення запису при повторному шлюбі

Скільки б раз співробітник ні одружувався і ні змінював прізвище, алгоритм внесення змін до трудової книжки залишається тим самим: на підставі документів і заяви видається наказ, а потім виконуються коригування.

Якщо людина змінює прізвище багато разів, і на першому аркуші, а також на внутрішній сторінці обкладинки не вистачає місця для нового запису, слід керуватися п. 38 ПП РФ 225. У ньому сказано, що, якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки одного з розділів , в документ вшивається вкладиш, який заповнюється і ведеться роботодавцем за тими ж правилами, що і трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний. При його видачі в трудовій ставиться штамп з написом: "Виданий вкладиш" і вказуються його серія та номер.